با توسعه محیط الکترونیکی، نیاز به سازماندهی و مدیریت اطلاعات بیشتر میشود. ایجاد قابلیت انعطاف، توانایی ساختار بخشیدن، توانایی دریافت و سازماندهی اطلاعات در زمینه نشر الکترونیکی نیازمند راهحل است. اینجا است که وجود HTML بهعنوان راه حل، ضرورت حیاتی می یابد. حتی اگر کاربران فقط طالب قالب PDF اطلاعات باشند، استفاده از HTML و XML برای ساختاربخشیدن به مدیریت اطلاعات، ضروری است. بنابر این میتوان از راه حلهای ساختاردهی HTML و XML برای حفاظت از آرشیو های الکترونیکی، و از PDF برای اطلاعات، بهعنوان راه حل استفاده کرد. تفاوت اساسی خانواده HTML با PDF هم در همین است. HTML «بستر اطلاعات» و PDF، «اطلاعات» است. اولی برای توصیف چگونگی پدیدارشدن اطلاعات (دسترسی)، و دومی شرح اطلاعات صفحه است.
یک تفاوت اساسی دیگر PDF و HTML در این است که HTML به تمام معنا مستقل است و استانداردی بینالمللی است، ولی PDF استانداردی غیررسمی است که به دلیل کاربرد گسترده و بی رقیب، مقبولیت یافته و هنوز توسط سازمانهایی مانند «ایزو» (ISO) و «کنسرسیوم وب جهانی» (W3C) بهعنوان استاندارد رسمی پذیرفته نشده است.برای خواندن HTML نیاز به نرمافزارهای رابط نیست، اما فایلهای PDF را نمیتوان بدون نرمافزار اختصاصی آن یعنی Adobe Reader مورد استفاده قرار داد.
PDF: Portable Document Format
HTML: Hypertext Markup Language
SGML: Standard Generalized Markup Language
XML: Extensible Markup Language